Kiat Manajemen Waktu

Bag I
MEMBUANG WAKTU

Tak seorang pun menyukai kalau dirinya telah membuang waktu dengan percuma. Selain mudah melakukannya, ini juga akibat anda tidak sadar telah membuang separuh waktu anda.
Inilah contohnya :
• Dua kali melakukan kesalahan yang sama karena lupa kapan pertama kali melakukannya.
• Rencana hari ini hanya terpenuhi sebagian dan tidak tahu apa sebabnya
• Apa pun yang terjadi hari ini, hal itu anda anggap hasil terbaik.
• Daftar pekerjaan yang harus diselesaikan semakin panjang
• Tidak mampu menemukan dokumen penting saat dibutuhkan
• Menghabiskan waktu mencari sesuatu ditempat yang keliru karena lupa meletakkannya.

Gejala-gejala ini berhubungan dengan organisasi diri anda. Dalam jangka pendek mungkin anda berhasil tanpa perlu organisasi diri. Tetapi dalam jangka panjang akan memunculkan masalah serius.

Apa akibatnya ?
Agar waktu dapat terpakai secara efektif, perlu pengujian dalam beberapa hal saat menghadapinya.

Sebagian besar niat manajemen waktu berhubungan dengan baik buruknya organisasi diri anda. Jika menganggap remeh prosedur administrative, barangkali gagasan organisasi diri hanya menjadi gangguan buat anda.

Tetapi kenyataan, organisasi diri yang baik sangat berperan dalam menghemat sebagian besar waktu agara tidak selalu bergantung pada system untuk menyelamatkan waktu anda yang terbuang.

Mencari Penyebabnya
Untuk mengelola waktu dengan baik dibutuhkan kejujuran pada diri sendiri. Pertanyaan berikut ini harus diajukan ke diri anda dan jawablah sejujur-jujurnya :

• Apakah saya kerjakan tugas, tapi sama sekali tidak diperlukan ?
• Apakah saya kerjakan tugas yang dapat dan harus dikerjakan orang lain ?
• Apakah saya kerjakan tugas melebihi waktu yang seharusnya ?
• Apakah saya kerjakan tugas hingga berakibat waktu orang lain terbuang ?

1. Mengerjakan tugas yang sama sekali tidak perlu

Ini adalah modus paling umum dalam terbuangnya waktu. Anda bukan saja menghasilakn sesuatu yang tidak perlu, tetapi juga tidak diperlukan orang lain. Contohnya :
• Anda (atau orang lain) masih mengerjakan tugas yang tak perlu karena sudah bergitu sejak awal. Apakah anda tahu apa yang terjadi dengan tugas ini ? apakah hasilnya sungguh-sungguh bermanfaat bagi diri anda, orang lain, atau haya ditumpuk dan disimpan tanpa pernah dilihat lagi?
• Anda punya beberapa buku transaksi yang dengan susah payah telah anda catat.
• Anda masih memakai system manual setelah ada computer karena tidak percaya dengan system baru.
2. Mengerjakan tugas yang dapat dan hanya harus dikerjakan orang lain adalah persoalan menarik.

Terutama sekali bila sudah menjadi pekerjaan atau keahlian anda. Tetapi jika pekerjaan tertentu tidak didelegasikan, waktu anda untuk memanage akan berkurang. Sepertinya memang lebih cepat selesai dari pada menghabiskan waktu untuk mendelegasikannya.

Bahkan ketika pekerjaan sudah didelegasikan, anda masih tidak kuat menahan godaan untuk mengambil alihnya bila muncul persoalan kecil.
Kalau hal ini dilakukan, maka nada akan menghadapi situasi waktu semakin terbuang percuma karena :
• Anda mengahbiskan wktu dengan mengerjakan tugas yang akan dikerjakan orang lain.
• Orang lain cepat belajar bial dapat masalah, bahwa anda akan mengerjakannya untuk mereka.
• Anda tidak dapat mengerjakan tugas yang seharusnya diselesaikan sendiri.

Selain itu sebagian orang kesal dengan bantuan anda dan sebagian lainnya menjadi takut untuk bekerja maksimal.
Dalam hal ini efisiensi anda juga dipertaruhkan.
Akibatnya tugas yang menjadi tanggung jawab anda harus didelegasikan kepada orang yang tidak cakap yang kemudian juga meminta bantuan anda.

3. hal-hal yang membutuhkan waktu lebih lama ;
• Diri anada tidak terorganisisai dengan baik dan tidak dapat menemukan hal-hal relevan yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
• Anda dikejar-kejar tugas karena tidak meluangkan waktu untuk mempersiapkan diri dengan baik.
• Anda bertindak tergesa-gesa sebelum mengetahui pasti apa yang harus dilakukan.
• Anda menyelesaikan sendiri semua pekerjaan.

4. Tidak seorang pun ingin mengakui telah membuang waktu orang lain.

Alasan yang umum adalah mereka sendiri tidak pernah punya cukup waktu. Jadi bagaimana mungkin mereka membuang waktu orang lain ? tetapi coba renungkan :
• Muncul gagasan baru setelah orang lain sudah menyelesaikan tugasnya.
• Lupa memberi informasi baru sehingga orang masih bekerja dengan informasi lama yang sudah usang.
• Menyruh orang lain menemui anda dan tidak menyiapkan dokumen atau materi yang diperlukan sehingga waktu anda terbuang karena sibuk mencarinya.
• Membuat rapat mendadak yang tidak diagendakan sebelumnya sehingga orang-orang tidak tahu rapat tentang apa dan tidka bisa melakukan persiapan.
• Membiarkan interupsi sehingga diskusi jadi molor dari waktu yang semestinya dan tidak efektif.
• Membuat orang lain yang bekerja tepat waktu jadi menunggu (tanpa atau lewat pemberitahuan) karena anda lambat bekerja.

Jika anda melakukan kesalahan di atas, bayangkan berapa banyak waktu yang hilang karena tindakan anda. Contohnya, jika nada kurang persiapan dalam rapat yang dihadiri 10 orang hinggga molor 25 menit lebih lama, maka total waktu 250 menit (lebih dari separuh satu hari kerja) telah anda buang dengan percuma.


Pembenaran
Kalau pekerjaan sulit dan memerlukan waktu lama, jangan kerjakan semuanya sendirian. Jika tidak, anda akan tertinggal. Bila menghindari pekerjaan tersbut, anda akan terus dikejar-kejar pekerjaan itu dan akhirnya menjadi krisis pribadi. Krisis adalah modus paling sering membuat terbuangnya waktu.

Ada banyak alas an mengapa orang tidak mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Tapi karena wktu bagi setiap orang sama, maka sudah pasti cara individu mengatur waktulah yang membedakannya. Kenyataan akan berbeda bila orang tidak mempunyai cukup watu utnuk menyelesaikan pekerjaan. Ia selalu dapat mengatur waktunya. Yang tidak dipunyai adalah kepribadian.

Di kesempatan berikutnya, anda atau orang lain akan mengatakan, “saya tidak punya waktu ….” Dan terbayang kenapa anada atau mereka tidak mau mengerjakannya. Namun siapa yang tidak mempunya waktu untuk menghadiri resepsi kampanye di Paris?

Seseorang gagal menyelesaikan pekerjaan tepat waktu karena :
• Menganggap ringan pekerjaan tanpa perlu usaha keras.
• Menunda pekerjaan tidak akan mendapat sanksi serius.
• Ada hal lain yang lebih menarik untuk diselesaikan lebih dahulu daripada pekerjaan sedang dikerjakan.
• Mudah melupakan cara menyelesaikan pekerajaan tepat waktu.

Kalau anda membodohi diri sendiri dengan mempercayai alas an anda sendiri, maka pekerjaan akan selalu terasa berat.

Jujurlah pada diri sendiri dan temukan alasan sebenarnya mengapa tugas tidak bisa diselesaikan seluruhnya atau bisa tidak bisa selesai tepat waktu.

Tanyakan pada diri sendiri apakah puas dengan cara memanfaatkan waktu yang ada. Mungkin saja anda cukup memanfaatkan waktu yang ada.

Mungkin saja anda cukup efektif, tetapi merasa masih bisa lebih efektif lagi. Besar kemungkinannya pekerjaan yang tidak selesai tepat waktu adalah pekerjaan yang tidak ingin anda kerjakan, atau menghadapi banyak kesulitan untuk menyelesaikannya ? strategi jitu untuk hal ini adalah dengan mencatat cara anda memanfaatkan waktu.

Intisari ; Sikap Anda
Sikap anda merupakan cermin apakah anda bersikap positif mengatur waktu atau menggunakan waktu sebagai alasan untuk tak efektif.

Tekad anda diperlukan untuk bisa mengoreksinya. Bila anda sudah memutuskan melakukan perbaikan, langkah selanjutnya tentu mudah.

Pertanyaan Untuk Diri Anda
Untuk menilai apakah anda membagi waktu dengan efektif, pikirkanlah jawaban anda terhadap pertanyaan berikut ini :
• Apakah saya sulit menjelaskan hasil pekerjaan saya satu hari ini?
• Apakah tenggat waktu yang dapat menjadi masalah bagi saya?
• Apakah saya mengerjakan tugas yang sesungguhnya tidak perlu dikerjakan?
• Apakah saya cenderung mengerjakan tugas orang lain demi mereka?
• Apakah saya cenderung melebihi waktu yang seharusnya dalam pekerjaan tertentu?
• Apakah saya merasa sulit menepati waktu sesuai janji?
• Apakah saya sering lupa apa yang akan saya kerjakan?

Jika sebagian besar jawabannya ‘ya’, berarti kemampuan anda mengatur waktu memerlukan perhatian serius.

Lebih baik bila anda
• Meluangkan sedikit waktu untuk memikirkan cara memanfaatkan waktu.
• Mengetahui hal-hal yang membuang waktu di dalam pekerjaan.
• Mengetahui hal-hal yang membuang waktu orang lain dalam pekerjaan.
• Membedakan alasan mana yang benar bisa dimaklumi kalu tak menyelesaikan pekerjaan tepat waktu atau tak selesai sama sekali.
• Menilai secara cermat hasil perkejaan anda setiap hari.
• Bersikap positif dalam mengatur waktu anda.