Kiat Manajemen Waktu

Jadikan Waktu Berharga
By : Kate Keenan

Bag 2
MEMBUAT RENCANA KERJA

Suatu ketika Churchill pernah menasehatkan agar suatu pekerjaan dapat berhasil, serahkan saja ke orang sibuk. Dalam mengontrol waktu, orang sibuk lebih baik dibandingkan orang-orang lainnya. Mereka sepertinya mampu mengurus banyak hal. Karena mereka sangat sibuk selalu saja ada jalan keluar untuk menyesuaikan semua pekerjaan di dalam jadwalnya. Alasannya karena :
• Mereka memiliki kewajiban untuk menyelesaikan pekerjaan.
• Mereka menganggap serius tenggat waktu dan tidak melewatinya.
• Mereka mengembangkan keterampilan yang diperlukan agar pekerjaan selesai tepat pada waktunya.
• Mereka menyadari sepenuhnya tanggungjawabnya dalam proses produksi.

Mengenali Tanggung Jawab
Di dalam bisnis setiap pekerjaan mempunyai bidangnya sendiri-sendiri. Akibatnya, tanggungjawab anda dibatasi oleh deskripsi kerja di bidang tersebut.

Dengan mengetahui deskripsi kerja dibidang tersebut, anda dapat mengenali pekerjaan yang harus anda selesaikan dan membandingkannya dengan pekerjaan yang sedang anda lakukan.

Jika tidak ada deskripsi kerja, lebih baik anda menyusunnya sendiri. Ketahui pula tanggung jawab utama pekerjaan anda. Buatlah daftar tugas yang harus diselesaikan agar anda dapat bekerja secara efektif. Kenali pula sebaik-bainya lingkup kerja anda, dan apa peranannya di dalam efektifitas keseluruhan bisnis atau profesi anda.

Bisa saja anda menyelesaikan tugas yang tidak penting agar kinerja yang efektif terjamin di dalam pekerjaan anda. Hal ini menarik dan menyenangkan. Namun harus disadari banwa anda digaji bukan untuk tugas yang tidak penting.

Langkah pertama mengatur waktu adalah memahami secara jelas apa yang menjadi tanggungjawab anda. Jika sudah dipahami, akan mudah bagi nada untuk menentukan tujuan dan prioritasnya.

Menentukan Tujuan
Menentukan dan mengejar tujuan, sangat berperan dalam mengatur waktu. Kalau anda tidak tahu apa yang harus diselesaikan, maka anda juga tidak akan tahu dari mana harus memulainya.

Dengan mengetahui apa yang penting dan harus diselesaikan, anda dapat mengontrol peristiwa, dan bukan peristiwa yang mengontrol anda. Jika anda sudah siap, cara ini membuka kesempatan bagi anda untuk memperoleh apa yang dibutuhkan.

Menentukan tujuan sangat bermanfaat. Tujuan membantu nada ;
• Memusatkan perhatian pada tujuan.
• Membuat rencana kerja dalam jangka waktu yang tersedia
• Membantu orang lain agar memahami keadaan dan bagaimana mereka harus menyesuaikan diri dengan skema rencana

Menetukan tujuan, mencegah anda dari pemborosan waktu.

Untuk menentukan tujuan yang efektif, anda perlu :
• Mengejar apa yang ingin anda peroleh.
• Mediskusikan pemikiran anda dengan orang lain.
• Mencatat apa yang akan anda kerjakan

Identifiasi Prioritas
Usaha anda mencapai tujuan akan menajdi ringan bila tujuannya sudah teridentifikasi. Untuk mendapatkannya, lihatlah seluruh pekerjaan sebagai satu kesatuan dan putuskan kegiatan mana yang menjadi prioritas utama. Kegiatan ini dapat dikategorikan ke dalam empat hal berikut ini :
• Tugas penting bila tidak dikerjakan, peran anda menjadi tidak efektif.
• Tugas yang harus dikerjakan adalah prioritas utama yang harus dilaksanakan.
• Tugas yang ingin dikerjakan secara penuh, inilah pekerjaan yang biasanya tidak pernah selesai.
• Tugas yang prioritasnya tidak penting, tetapi mudah dan menyenangkan, pekerjaan ini biasanya selesai paling cepat.

Buatlah daftar tugas anda yang berhubungan dengan empat hal diatas. Lalu lihat daftar anda, dan tentukanlah waktu untuk mengerjakannya, apa yang harus dikerjakan, dan apa yang ingin anda kerjakan. Hal ini membantu anda menghapuskan kegiatan yang disukai tetapi tidak penting.

Anda juga akan tertolong mengahupskan tugas yang tidak penting, tetapi menyenangkan, dan selalu sadar bahwa tugas ini bukan prioritas utama. Tetapi sebagai konsekuensinya anda harus mengerjakan tugas lebih sulit dan lama.

Jiak prioritas sudah teridentifikasi, usahakan jangan terlalu kaku sehingga tidak dapat diubah bila keadaan menghendakinya. Bersikaplah fleksibel, karena keadaan dapat berubah tiab-tiab dan akibatnya prioritas anda yang sekarang tidak lagi sesuai.

Terpaku pada satu hal hanya membuang waktu.

Namun ketika aktifitas utama menghilang (misalnya, rapat tertunda), berhati-hatilah jangan sampai waktu anda hilang percuma. Gunakan energi yang sudah ada untuk mengerjakan hal lain yang ada di dalam daftar anda.

Mendesak dan Penting
Dalam membagi waktu perlu dipahami perbedaan antara hal penting dan mendesak.

Hal mendesak menekankan perhatian khusus, tapi mungkin saja tidak penting. Contohnya, mengatur pembagian parkir kendaraan. Hal ini penting membutuhkan pertimbangan cermat dan biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk memikirkannya. Contohnya, rencana bisnis anda untuk kuartal berikutnya.

Hal mendesak sering terlihat penting akrena desakan waktu. Diperlukan reaksi segera untuk menanganinya, tapi jangan terlalu lama. Anda boleh saja mengesampingkan hal mendesak dan mendahulukan hal lain yang lebih penting.




Mungkin saja suatu saat dengan sengaja anda mengesampingkan hal penting demi mengerjakan sesuatu yang menarik perhatian. Kalau anda meluangkan waktu untuk hal seperti ini, carilah cara agar waktu anda tidak terbuang percuma. Dengan begitu anda dapat mengerjakannya tanpa rasa bersalah atau menyesal.
Tentu saja ada hal yang mendesak sekaligus penting. Kalau kedua hal ini muncul bersamaan maka persoalan ini membutuhkan perhatian serius dari anda. Tidak biasanya anda mengerjakan sesuatu yang muncul lebih dahulu dan akibatnya kehabisan waktu.

Jenis Tugas
Perhatikan cirri-ciri tugas yang anda kerjakan. Pertimbangkan berapa lama waktu anda terpakai untuk aktifitas ekseskutif dan berapa lama mengerjakan tugas harian khusus yang berkaitan dengan profesi atau bisnis anda.

Tugas manajemen termasuk hal-hal berikut ini:
• Memikirkan jauh ke depan agar siap mengerjakan suatu hal secara efisien dan efektif.
• Memilih personil dan materi yang tepat pada wkatu yang tepat dan tempat yang tepat pula.
• Memberitahukan orang lain tugas yang harus mereka kerjakan dan standar yang harus dipenuhi, bila perlu memberi nashiat bagaimana cara mengerjakannya.
• Pastikan bahwa orang-orang yang terkait mengetahui situasi dan tugas yang harus mereka selesaikan agar semuanya berjalan dengan lancar.

Contoh keempat point diatas adalah perencanaan, Pengorganisasisan, pengarahan dan pengontrolan.

Lihat daftar prioritas anda. Bila sebagian besar dari keempat fungsi kunci diatas tidak dilakukan, teliti apa yang sesungguhnya anda kerjakan dan bagaimana agar dapat sesuai dengan tanggung jawab anda. Mungkin saja orang lain menyerahkan tugas sulit kepada anda karena menganggap anda mampu mengerjakannya secara lebih baik.

Atau bisa juga anda mengambil alih pekerjaan itu karena tidak ada system dan peralatan yang mendukung.

Anda sering tidak menyadari bahwa kompetensi anda adalah tugas eksekutif dan sangat berperan dalam penghematan waktu.

Intisari : jangan ada waktu terbuang

Dengan mengetahui tanggung jawab, tujuan, skala prioritas, dan kemampuan membedakan tugas penting dan mendesak, maka kegiatan membuat rencana pada waktu secara efektif menjadi lebih mudah.

Jika hal ini agak memberatkan dan memakan waktu, patut kiranya kita merenungkan kisa Kaisar Cina. Ia mengungkapakan kepada kepala rumahtangga kekaisaran, bahwa ia ingin agar jalan menuju ke istananya ditanami pohon aras.
Kepala rumah merasa keberatan.
“perlu waktu 300 tahun agara proyek ini berhasil,”ujarnya.
“tapi anda belum kehilangan waktu semenit pun,”balasa kaisar.

Pertanyaan untuk diri sendiri

pikirkan bagaimana nada membuat rencana waktu dan jawablah pertanyaan berikut ini :
• Apakah saya sungguh-sungguh mengerti mana tanggung jawab saya dan mana yang bukan?
• Apakah saya sudah memahamai tujuan saya dengna jelas ?
• Apakah saya sudah mengetahui mana prioritas saya?
• Apakah saya suadh meengetahu apa yang harus saya selesaikan hari ini kalau tidak mengerjakan tugas lain?
• Dapatkah saya membedakan mana yang mendesak dan mana yang penting?
• Apakah saya sudahmengerjakan tugas yang tepat agar waktu saya terpakai dengan efektif?

Lebih baik bila anda ……
• Mengetahui tugas-tugas penting anda.
• Mengetahui tujuan anda
• Menyelesaikan pekerjaan penting dengan skala waktu yang sudah ditentukan
• Memahami pentingnya sikpa flesibel kalau prioritas berubah secara mendadak.
• Membedakan mana yang mendesak dan mana yang penting.
• Mengerjakan tugas-tugas esksekutif secara tepat agar dapat mengelola waktu dengan lebih baik.
• Segera membuat rencana waktu.